사내 파일 서버에 저장된 많은 문서중 입력하는 사람은 적은데 데이터를 확인만 해야하는 사람이 많은 경우가 있다. 읽기만을 위해 누군가 먼저 파일을 열어버리면, 그뒤에 누구든 읽기전용으로 열 수 밖에 없다.
문서를 공유문서(shared workbook)로 만드는 방법이 공동작업에 활용되고 각자 열람도 가능하지만, 제약이 많다. (표모드로 되어 있다거나 VBA 으로 만든 매크로 양식이 있는 문서등) --> 공유문서 만들기 참조 이때 문서자체를 읽기 전용으로 만들어 두고 열람자는 열람만, 입력 담당자는 필요시 입력하도록 만들어놓으면, 누군가 열어둔체 방치하여 수정작업을 하지 못하고 파일을 열어둔 사람을 찾아야 하는 수고를 덜수 있다.